Una vez obtenida la personería
jurídica y otorgado el número de Matrícula, las entidades deberán rubricar como
mínimo los siguientes libros:
1º- Registro de Socios
2º- Actas de Asamblea
y Reuniones de Comisión Directiva.
3º- Asistencia a Asambleas
y Sesiones de Comisión Directiva.
4º- Diario.
5º Inventario o Balance.
Uso y contenido de los
Libros Sociales
Los
mismos deben mantenerse en perfecto estado. No deben estar intercaladas hojas
en blanco. En caso de destrucción o desaparición de una o más hojas deberán efectuar
la denuncia policial correspondiente. Serán puestos a disposición de los inspectores
de la Dirección Provincial de Personas Jurídicas cada vez que lo soliciten.
Del Libro Registro de
Socios
Se asentará en una línea
para cada uno el nombre y apellido, domicilio y número de documento de identidad,
número de orden o matrícula que se le asigne. Además categoría de socio, cuota
de ingreso, cuotas abonadas, fecha de ingreso y si corresponde las sanciones de
las que haya sido pasible.
Del Libro de Actas de
Asamblea y Sesiones de Comisión Directiva
A) Actas de Asamblea:
Se llevará una numeración
correlativa especificando el lugar, fecha y hora en que se realiza, tipo de Asamblea
(Ordinaria / Extraordinaria), y cantidad de concurrentes. Se transcribirá la convocatoria
a la Asamblea y el orden del día a considerar. Se asentará cada punto a tratar,
el desarrollo del debate y la resolución de cada tema, al pie firmarán el Secretario
que redactó, el Presidente de la Asamblea y los socios que la misma Asamblea haya
designado.
Advertencia ! ! !
Toda Asamblea Ordinaria
o Extraordinaria deberá comunicarse al Departamento Contralor de la Dirección
Provincial de Personas Jurídicas con 10 días de anticipación con el correspondiente
orden del día. Una vez realizada la misma, deberán remitir al mismo lugar la documentación
post Asamblea dentro de los 30 días. Si se trata de Asamblea anual ordinaria,
acompañar balance y anexo III.
B) Actas de Reuniones
de Comisión Directiva:
Se procederá de la misma
forma indicada precedentemente; la numeración de las actas será correlativa e
independiente de las Asambleas. Al pie firmarán el Presidente y el Secretario
de la Institución. Cuando la comisión revisora de cuentasrealizara sus reuniones en forma separada de la Comisión Directiva, sus
actas y asistencia se documentará en los mismos libros y de igual forma que las
del Organo Administrativo.
Del Libro de Asistencia
a Asambleas y Sesiones de Comisión Directiva.
Asambleas:
Se encabezará con el
número de acta y fecha que corresponda, con indicación de si se trata de Ordinaria
o Extraordinaria, luego en una línea para cada socio, su nombre y apellido, domicilio,
número de documento y firma de cada uno de ellos. Al pie, cerrando la lista firmarán
Presidente y Secretario.
Sesiones de Comisión
Directiva:
Se asentará la fecha
de reunión y el número de acta que corresponda, el cargo, nombre y apellido de
cada uno de los integrantes en una línea, las horas de entrada y saliday la firma de cada uno de ellos. En caso de ausencia de un miembro deberá
asentarse la causa de ella (con aviso, enfermedad, licencia o sin aviso, según
corresponda).
Del Libro Diario
Deberá asentarse en una
página a la izquierda con el encabezamiento ENTRADAS DEL MES DE:...el saldo (si
hubiera) del mes anterior y a continuación todas las sumas percibidas, especificando
fecha y concepto. En otra página a la derecha con el encabezamiento de GASTOS
DEL MES DE:...se asentarán los pagos realizados de acuerdo a los comprobantes
(que numerados correlativamente deberán archivarse mes a mes para constancia).
La fecha de cierre de
balance mensual podrá ser el último día del mes o cualquier otro que determine
la Comisión Directiva. Al pie firmarán el Tesorero el Presiente y los titulares
de la Comisión Revisora de Cuentas que haya aprobado el mismo.
Del Libro Inventario
y Balance
Se asentará anualmente
al libro inventario los bienes, útiles, etc, que integren el patrimonio
de la Asociación. Al pie firmarán el Tesorero, el Presidente y los titulares de
la Comisión Revisora de Cuentas que hayan aprobado el mismo. Si en el balance
se declaran bienes registrables, debe ser firmado por Contador Público Nacional
con su firma certificada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de
la Provincia de Buenos Aires.